Зачем он нужен
Журнал подтверждает, что учреждение контролирует образование и передачу отходов. Без него невозможно доказать ни регулярность выноса, ни соответствие переданных объёмов актам подрядчика.
Второе назначение — управленческое. Записи о причинах больших остатков показывают, какие блюда не едят и где завышена порция. Это прямая экономия на закупке, и ради неё журнал стоит вести честно, а не для инспектора.
Какие графы нужны
Единой обязательной формы нет, учреждение утверждает свою. Рабочий минимум: дата, объём или масса отходов, откуда образовались (заготовка, остатки с тарелок), кому переданы, фамилия и подпись ответственного.
Полезно добавить графу для примечаний — туда вносят причины значительных остатков: «завышен объём порции», «блюдо не съедено», «списание по сроку годности». Эти записи и делают журнал полезным.
Если отходы перерабатываются на месте, добавляется графа о переработке: масса загрузки и номер цикла. Современные установки фиксируют это автоматически, и данные переносятся без пересчёта.
Кто заполняет и подписывает
Ответственного назначают приказом руководителя. Обычно это шеф-повар, заведующий производством или кладовщик — тот, кто физически видит отходы.
Записи вносятся в день образования отходов, а не задним числом. Подпись ставится под каждой записью или в конце страницы с датой.
Оформление и хранение
Журнал прошивается, страницы нумеруются. Практика — прошивать ежемесячно и заверять подписью ответственного.
Срок хранения — пять лет. Исправления и зачёркивания не допускаются; если исправление всё же необходимо, оно заверяется подписью и датой.
Журнал должен быть доступен для проверки в любой момент. Хранить его в кабинете директора, запертом на ключ, — распространённая и легко исправимая ошибка.
Ошибки, которые видит инспектор
Весь журнал заполнен одним почерком и одной пастой за длительный период — очевидный признак, что записи внесены разом.
Объёмы в журнале не сходятся с актами подрядчика. Расхождение в разы означает, что либо учёт не ведётся, либо часть отходов уходит мимо договора.
Одинаковые цифры каждый день. Отходы не бывают постоянными: меню, посещаемость и сезон меняются, и ровная линия в журнале выглядит недостоверно.
Пропуски за выходные при работающей столовой или, наоборот, записи в дни, когда учреждение не работало.
Что меняется при переработке на месте
Обязанность вести учёт сохраняется, но заполняется он проще: вместо передачи подрядчику фиксируется переработка. Расхождений с актами не возникает, потому что актов нет.
При этом сохраняется и договор — на вывоз того небольшого объёма, который остаётся после переработки.